Puhelu, jota ei olisi pitänyt tarvita
Vuoden 2025 alussa eräs läheiseni huomasi, että hänen puhelinlaskunsa oli väärin. Ei räikeästi, mutta sen verran, että se ärsytti. Hän soitti operaattorille. Siellä kerrottiin, että kyse oli ”teknisestä virheestä”, ja lasku korjattiin. Seuraavassa kuussa sama toistui. Ja sitä seuraavassa.
Kun kerroin tästä omaa yritystään pyörittäville ystävilleni, reaktio oli välitön. Kaikilla oli oma versionsa samasta tarinasta. Varsinainen ongelma ei kuitenkaan ollut virheiden löytäminen vaan se, kuinka uuvuttavaa rahojen saaminen takaisin on.
Laskun reklamointi kestää usein pidempään kuin maksuaika. Lopulta väärä summa on maksettava, jotta vältytään viivästysmaksuilta tai palvelun katkeamiselta, ja hyvityksestä tai hyvityslaskusta joutuu taistelemaan jälkikäteen. Ongelman löytäminen on ensimmäinen vaihe, mutta juuri takaisinperinnässä yritykset menettävät rahansa ja aikansa.
Rakensin ystävilleni pienen työkalun, joka seurasi ja merkitsi nämä erot. Tunnistamisessa se toimi, mutta pian kävi selväksi, että todellinen arvo oli itse reklamaatioprosessin sujuvoittamisessa. Jos meillä kaikilla on tämä ongelma, eikö se ole jokaisella yrityksellä?
Olen työskennellyt yli kymmenen vuotta datatieteen ja data-analytiikan parissa suurissa, dataa hyödyntävissä yrityksissä, joten tiesin, että ongelma on ratkaistavissa. Ei lisäämällä kirjanpitäjiä tai taulukoita, vaan ohjelmistolla, joka lukee laskut, havaitsee poikkeaman ja automatisoi takaisinperinnän osittain.
Kiristyvässä taloudessa kenelläkään ei ole varaa kantaa virheellisten laskujen kustannuksia. Näin SopiSafesta tuli oikea tuote, joka ei vain löydä laskutuspoikkeamia vaan myös auttaa suomalaisia yrityksiä saamaan liikaa maksetut summat takaisin.
Miksi laskutuspoikkeamat ovat kaikkien ongelma
Luvut eivät ole meidän. Ne ovat peräisin julkaistuista alan tutkimuksista.
Lähes kahdeksan kymmenestä taloustiimistä kertoo, että toimittajareklamaatioiden hoitaminen vie enemmän aikaa ja resursseja kuin mikään muu ostolaskuprosessin osa.
Institute of Financial Operations & LeadershipTuplalaskujen, käyttämättä jääneiden alennusten ja hintavirheiden vuoksi 1–2 % kaikista vuoden maksuista maksetaan virheellisesti.
Industry average recovery audit dataYhdenkin ostotilaukseen tai hintaan liittyvän eron selvittäminen pidentää laskun käsittelyä 7–10 päivää, ja lasku ehtii usein erääntyä.
Resolve Pay ResearchTurhautumisesta tuotteeksi
Virheellinen puhelinlasku. Sitten toinen. Sitten toistuva kuvio. Yrittäjäystäville syntyy pieni seurantatyökalu, jolla nähdään, kuinka usein näin oikeasti käy.
Virheiden löytäminen ei riitä. Reklamaation käsittely kestää pidempään kuin maksuaika, joten yritykset maksavat virheellisen laskun välttääkseen viivästysseuraamukset. Varsinainen ongelma on rahojen saaminen takaisin.
Jos ongelma on ystävillä, se on jokaisella yrityksellä. Kun talous kiristyy, kenelläkään ei ole varaa maksaa ylimääräistä virheellisistä laskuista. Päätös syntyy: rakennetaan tuote, joka ei vain löydä hukkaa vaan myös tuo rahat takaisin.
SopiSafe julkaistaan. Kunnollinen alusta osittain automatisoituun takaisinperintään, ja sen on rakentanut ihminen, joka on vuosikymmenen ajan muuttanut sekavaa dataa konkreettisiksi taloudellisiksi tuloksiksi.