Näin se toimii

Järjestelmienne päällä. Ei niiden sisällä

Näin työ etenee, vaihe vaiheelta. Ei mitään salaperäistä. SopiSafe ei korvaa ERP:tä eikä kirjanpitojärjestelmää. Se toimii niiden rinnalla ja lukee tiedot, joita ne jo tuottavat. Se kysyy yhden kysymyksen, jota ne eivät kysy: onko tämä se, mitä sovimme?

Katso vaiheet

Vaiheet

Näin auditointi etenee

Neljä vaihetta. Kymmenen päivää. Näyttö, jonka pohjalta voi toimia.

Yhdistä

Toimitatte aineiston, joka teillä jo on: laskut (PDF käy hyvin), sopimukset ja ERP-järjestelmänne viennit. Me luemme ne. Emme tarvitse pääsyä järjestelmiinne. Näemme vain sen, minkä meille annatte.

Vertaa

Jokainen toistuva lasku täsmäytetään rivi riviltä sovittuihin ehtoihin: hintoihin, alennuksiin, käyttäjämäärien enimmäismääriin ja uusimispäiviin. Teemme yli 80 tarkistusta kahdeksassa poikkeamatyypissä. Tässä vaiheessa erot tulevat näkyviin.

Todenna

Poikkeamat pisteytetään euromääräisen vaikutuksen ja riskin mukaan. Mukaan liitetään jokainen lähdeasiakirja: sopimuskohta, tilausvahvistus ja laskurivi. Havainto kestää tarkastelun sellaisenaan. Tulkintaa tai arvailua ei tarvita.

Peri takaisin

Saatte tarkistettavaksenne valmiit luonnokset toimittajalle lähetettävistä selvityspyynnöistä ja reklamaatioista. Te päätätte, mitä lähetetään, milloin ja miten asiaa seurataan. Me emme koskaan ole yhteydessä toimittajiinne. Se päätös kuuluu teille.

Mitä meille toimitetaan

Aloittakaa sillä, mitä teillä on.

PDF:t käyvät. Taulukot käyvät. Mitä kattavampi aineisto, sitä tarkemmat havainnot. Olemme silti aloittaneet auditointeja pelkillä laskujen PDF-tiedostoilla ja sopimuskansiolla.

Laskut PDF-muodossa

Sopimukset PDF-muodossa

Tilausvahvistukset

Toimittajatiedot

ERP-viennit

Kirjanpidon viennit

Verkkolaskutiedostot

Hyvityslaskut

Kustannuspaikkajako

10 päivän aikataulu

Kiinteä rajaus. Selkeät välivaiheet. Näette tulokset ennen kuin työ päätetään.

Päivät 0–1

Aineisto ja rajaus

Toimitatte laskut, sopimukset ja toimittajatiedot. Varmistamme rajauksen ja aineiston laadun ja kerromme, jos jotain puuttuu. Aloituspalaveri taloustiiminne kanssa.

Päivät 2–6

Täsmäytys ja poikkeamat

Laskut täsmäytetään sopimuksiin koko rajatussa toimittajajoukossa. Jokaista laskuriviä verrataan sovittuihin ehtoihin. Poikkeamat merkitään ja pisteytetään vaikutuksen mukaan.

Päivät 7–9

Näyttö ja tärkeysjärjestys

Havainnot tarkistetaan ja varmennetaan. Ne järjestetään takaisin saatavan summan mukaan, ja lähdeasiakirjat liitetään mukaan. Näette luonnokset ennen kuin ne viimeistellään.

Päivä 10

Läpikäynti ja luovutus

Johdon yhteenveto ja havaintojen läpikäynti taloustiiminne kanssa. Saatte näyttöpaketit ja reklamaatioluonnokset ladattavina tiedostoina, valmiina lähetettäviksi.

Rajaus

Luemme. Emme muuta mitään

MITÄ TEEMME

Luemme lasku- ja sopimustietonne

Täsmäytämme jokaisen laskurivin sovittuihin ehtoihin

Pisteytämme poikkeamat euromääräisen vaikutuksen mukaan

Liitämme lähdeasiakirjat jokaiseen havaintoon

Laadimme reklamaatioluonnokset tarkistettavaksenne

MITÄ EMME TEE

Emme korvaa ERP:tä emmekä kirjanpitojärjestelmää

Emme ole yhteydessä toimittajiin puolestanne

Emme kirjaa tapahtumia emmekä hyväksy laskuja

Emme käsittele maksuja emmekä siirrä rahaa

Emme tee päätöksiä tiiminne puolesta

Ennen kuin aloitamme

Mitä tarvitaan. Mikä auttaa. Mitä ei vaadita.

Riittää, että pystytte viemään tai jakamaan nämä neljä asiaa.

Laskuaineisto

Laskut ja hyvityslaskut viimeisten 12–24 kuukauden ajalta, PDF-tiedostoina tai järjestelmästä vietynä.

Sopimusaineisto

Sopimukset, tilausvahvistukset ja allekirjoitetut toimeksiantokuvaukset (SOW) nykyisiltä toimittajiltanne.

Toimittajarekisteri

Toimittajaluettelonne maksuehtoineen, sovittuine hintoineen ja yhteystietoineen.

Vienti ERP:stä tai kirjanpidosta

Mahdollisuus viedä tiedot kirjanpitojärjestelmästänne (esim. Xero, Visma tai SAP) tai ostolaskujärjestelmästänne.

Kysymykset

Hyvä tietää

Emme koskaan. SopiSafe laatii selvityspyynnöt ja reklamaatiot luonnoksina. Jokainen päätös ja kaikki viestintä pysyy teidän tiimillänne.

Aloittakaa sillä, mitä teillä on. Laskut ja sopimukset PDF-tiedostoina riittävät. Mitä kattavampi aineisto (ERP-viennit, toimittajarekisteri, 24 kuukauden historia), sitä tarkemmat havainnot.

Kyllä. SopiSafe ei korvaa ERP:tä, kirjanpitojärjestelmää eikä ostolaskujärjestelmää. Se lukee niiden tietoja. Jatkatte nykyisten järjestelmienne käyttöä entiseen tapaan.

Auditointiasiakkaat: aineisto poistetaan pyynnöstä 90 päivän kuluttua sopimuksen päättymisestä. Jatkuvan valvonnan asiakkaat: tiedot ovat salattuja ja asiakaskohtaisesti eristettyjä, ja niiden käytöstä jää lokijälki yhteiskäyttöisessä ympäristössä.

Auditoinnin hinta on kiinteä, mutta se hyvitetään, jos siirrytte Jatkuvan valvonnan tilaukseen. Jos poikkeamia on, sitoudumme löytämään ne.

Jokaisessa havainnossa on koko näyttö: sopimusehto, laskurivi, laskelma ja lähdeasiakirjat. Tarkistatte kaiken ennen kuin mitään lähetetään toimittajille.

Jokainen euro, joka teille kuuluu takaisin

Aloittakaa maksuton pilotti ja katsokaa, kuinka paljon saatte takaisin.

Katso, miten se toimii