Toimittajan ylilaskutus: 8 tapaa
Jokainen näistä on jatkuva tarkistus
Päättyneet alennukset
Neuvoteltu alennus katoaa laskulta, vaikka sen pitäisi olla yhä voimassa. Toimittaja ei kerro muutoksesta, ja lasku näyttää tavalliselta listahintaiselta laskulta.
Neuvottelitte SaaS-alustan lisenssiin 20 prosentin alennuksen, joka on voimassa vuoden 2025 loppuun. Lokakuun laskulla alennusta ei enää ole. Kukaan ei huomaa, koska summa on tuttu listahinta. Tammikuussa olette maksaneet 10 800 euroa liikaa, ja hyvitystä on pyydettävä erikseen.
3 600 € laskulta, kun listahinta on 18 000 € kuukaudessa. Kolme kuukautta ennen kuin kukaan huomaa: 10 800 €.
Sopimattomat hinnankorotukset
Korotus on suurempi kuin sopimus sallii, tai se tulee voimaan ennen sovittua päivää. Toimittaja laskuttaa uutta hintaa ilmoittamatta siitä.
Pilvipalvelusopimus sallii 5 prosentin vuosikorotuksen tammikuusta 2026 alkaen. Lokakuussa 2025 laskulla on 12 prosentin korotus. Ei sähköpostia, ei varoitusta. Korotus on laskurivien seassa, ja se on ollut voimassa elokuusta asti.
2 400 € kuukaudessa. Vuodessa huomaamatta: 28 800 €.
Tuplalaskutetut toistuvaismaksut
Sama tilaus laskutetaan kahdesti eri tilausnumeroiden, kustannuspaikkojen tai yhdistettyjen toimittajatilien kautta. Talous hyväksyy molemmat, koska ne kulkevat eri tunnisteilla.
Yrityksenne yhdisti kaksi kustannuspaikkaa, mutta toimittajalla on teille yhä kaksi asiakastiliä. Sama ohjelmistotilaus (5 000 € kuukaudessa) on molemmilla laskuilla. Talous hyväksyy molemmat, koska ne näyttävät eri laskuilta.
5 000 € kuukaudessa. Ei näy, ellei toimittajatilejä verrata keskenään.
Väärät käyttäjämäärät
Laskulla on enemmän lisenssejä kuin sopimuksen enimmäismäärä tai todellinen käyttö. Käyttäjämäärä ei pienene, vaikka ihmisiä lähtee.
SaaS-alustan sopimuksessa enimmäismäärä on 120 käyttäjää. Laskulla on 180. Ette ole lisänneet 60 käyttäjää. Portaalista ne löytyvät passiivisina tunnuksina, jotka jäivät puolitoista vuotta sitten lähteneiltä käyttäjiltä.
3 600 € kuukaudessa (60 käyttäjää × 60 €). Vuodessa: 43 200 €.
Unohtuneet tilaukset
Työkalu, jota kukaan ei käytä, uusiutuu automaattisesti. Sopimus olisi pitänyt irtisanoa kirjallisesti 90 päivää etukäteen. Määräaika meni ohi, ja sopimus uusiutui.
Tiiminne kokeili CRM-työkalua alkuvuodesta 2024. Irtisanominen olisi pitänyt tehdä 90 päivää ennen uusiutumista. Kukaan ei tiennyt. Sopimus uusiutui alkuvuodesta 2025 hintaan 8 000 €, ja uudelleen seuraavalla kaudella.
8 000 € jokaiselta uusiutumiskaudelta. Helposti yli 24 000 € vuodessa, jos asiaan ei puututa.
Virheet sopimuksen uusiutuessa
Sopimus uusiutuu väärällä kaudella, valuutalla tai hintatasolla. Sopimus jatkui, ja toimittaja sovelsi hieman eri ehtoja.
Neuvottelitte kahden vuoden jatkon hintaan 50 000 €. Sopimus uusiutuu 1.1.2026. Toimittaja laskuttaa yhden vuoden hintaan 60 000, dollareina eikä euroina. Väärä kausi, väärä hinta ja väärä valuutta.
10 000 euron ylitys ja valuuttatappio. Jos virhettä ei huomata ennen maksua, väärä hinta jää voimaan 24 kuukaudeksi.
Irtisanomisen jälkeen jatkuva laskutus
Palvelu on irtisanottu, mutta laskut jatkuvat sovitun päättymispäivän jälkeen. Toimittaja ”ei ehtinyt käsitellä irtisanomista ajoissa”.
Irtisanotte palvelun päättymään 30.11.2025. Joulukuun 1. päivänä saatte laskun joulu- ja tammikuusta: täydet kuukaudet, etukäteen laskutettuna. Hyvitystä joutuu pyytämään erikseen.
4 000 € kuukaudessa päättymispäivän jälkeen. Lisäksi työaika, joka kuluu hyvityksen hakemiseen.
Poistuneiden työntekijöiden kulut
Työntekijään sidotut kulut, kuten lisenssit, työkalut ja puhelinliittymät, jäävät voimaan pitkään lähdön jälkeen. IT kertoo esihenkilölle. Esihenkilö ei kerro taloushallintoon.
Työntekijä lähtee 15.1.2025. Esihenkilö kertoo IT:lle. IT sulkee tunnuksen, mutta tieto ei kulje taloushallintoon. SaaS-toimittaja ei saa tietoa lähdöstä lainkaan. Lisenssistä laskutetaan koko vuosi.
1 200 € lisenssiltä vuodessa. Kymmenen unohtunutta lisenssiä: 12 000 € joulukuuhun mennessä.
Mitä hiljaisuus maksaa
World Commerce & Contractingin luku sopimushallinnan puutteiden kokonaiskustannuksesta. Laskutuksen ajautuminen irti sopimuksesta on yksi tapa, jolla arvoa valuu hukkaan.
Laskut hyväksytään, kun summa on oikein. Sitä, vastaako lasku sopimusta, ei tarkisteta. Ne ovat kaksi eri asiaa.
SopiSafe laatii reklamaation luonnoksena. Jokainen päätös ja jokainen keskustelu toimittajan kanssa pysyy teillä.
Esimerkki todellisesta auditoinnista
Päivät 0–1: Aineisto sisään: laskut, sopimukset, ERP-vienti
Päivät 2–6: 40 toimittajaa täsmäytetty, yli 300 laskua tarkistettu
Päivät 7–9: 5 todennettua havaintoa lähdeasiakirjoineen
Päivä 10: Tulosten läpikäynti, reklamaatioluonnokset toimitettu
Kuukaudet 2–3: Asiakas lähettää reklamaatiot. Toimittajat vastaavat.
Tulos: 77 840 € saatu takaisin. 7 130 eurosta luovuttiin neuvotteluissa.
Auditoinnin hinta: 4 900 €. Tuotto: 16-kertainen.
Syy ei ole paha tahto vaan prosessi
